Identiteitscheck · Voor advocatenkantoren
Elke nieuwe cliënt snel én zorgvuldig aangenomen
Laatst bijgewerkt: 21 oktober 2026
Elke nieuwe cliëntrelatie begint met de intake. Voor een Nederlands advocatenkantoor is dat meer dan een naam en een vraag noteren. U moet weten wie uw cliënt is, belangenverstrengeling uitsluiten en bij steeds meer zaken een volledig cliëntenonderzoek onder de Wwft afronden voordat u aan de slag gaat. In dit artikel ziet u hoe de intake in Unomia verloopt: het CRM als basis, de identiteitscheck met Veriff en Casey, onze AI-medewerker, die het voorwerk doet terwijl de advocaat beslist.
In het kort
- De Wwft verplicht advocaten bij bepaalde diensten, zoals vastgoedtransacties en het oprichten van vennootschappen, tot een cliëntenonderzoek vóórdat zij de dienst verlenen.
- In Unomia komt elke aanvraag als lead in het CRM, via webformulier, e-mail, telefoon of WhatsApp.
- De identiteitscheck (ID-verificatie) gebeurt op afstand met Veriff: de cliënt fotografeert het identiteitsbewijs en neemt een selfievideo op, en de uitkomst staat op de lead.
- Casey, de AI-medewerker van Unomia, doet het voorwerk en zet contacten met mogelijke Wwft-risico's elke ochtend in de briefing. De advocaat voert de Wwft-controle uit en beslist.
- Elke stap wordt vastgelegd, zodat het kantoor bij een controle door de deken kan laten zien hoe het aan de Wwft voldoet.
Bekijk de video's Maak kennis met Casey
Goed om te weten: in Unomia regelt Veriff de identiteitscheck. De cliënt doet die zelf op de telefoon, waar hij of zij ook is. De Wwft geldt voor advocaten alleen bij bepaalde diensten. Dit artikel beschrijft hoe software het proces ondersteunt en is geen juridisch advies: het Wwft-beleid van uw kantoor en de handreikingen van de Nederlandse orde van advocaten (NOvA) blijven leidend.
Wat vraagt de Wwft van een advocatenkantoor?
De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) geldt voor advocaten alleen bij de diensten die in artikel 1a staan. Denk aan bijstand bij de aan- of verkoop van onroerend goed, het oprichten of beheren van vennootschappen en stichtingen, het beheren van geld of vermogen van een cliënt en de aan- of verkoop van ondernemingen. Procederen en het bepalen van de rechtspositie van een cliënt vallen er grotendeels buiten. Veel kantoren doen beide, dus de eerste intakevraag is vaak: is dit een Wwft-zaak?
Het cliëntenonderzoek, ook wel Wwft-onderzoek of KYC (know your customer) genoemd, is de controle van wie de cliënt is en wat de cliënt van plan is. Bij een Wwft-dienst moet het kantoor dat onderzoek afronden voordat het de dienst verleent:
- De cliënt identificeren en de identiteit verifiëren aan de hand van betrouwbare, onafhankelijke documenten.
- De uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) vaststellen van een zakelijke cliënt en redelijke maatregelen nemen om dat te verifiëren. Sinds 1 augustus 2024 vraagt de advocaat de cliënt om een gewaarmerkt UBO-uittreksel, dat de cliënt bij de KvK opvraagt.
- Doel en aard van de opdracht vaststellen.
- Extra maatregelen nemen als het risico daarom vraagt, zoals controleren op politiek prominente personen of onderzoek naar de herkomst van middelen.
- De relatie doorlopend monitoren zolang die duurt.
Lukt het cliëntenonderzoek niet, dan mag het kantoor de dienst niet verlenen. Ongebruikelijke transacties meldt u onverwijld bij FIU-Nederland, en sinds 1 juli 2026 kan de FIU vragen een transactie op te schorten. De lokale deken houdt toezicht, en de gegevens bewaart u tot vijf jaar na het einde van de relatie. De Wwft wordt naar verwachting op 10 juli 2027 vervangen door de Europese antiwitwasverordening. Een vastgelegd, herhaalbaar intakeproces loont dus nu al.
Hoe verloopt de cliëntintake in Unomia? Zeven stappen
01
Er komt een aanvraag binnen
Via een webformulier, per e-mail, telefonisch of via WhatsApp, ook buiten kantooruren. Casey stelt de intakevragen voor dat rechtsgebied en maakt in het CRM een lead aan met een korte samenvatting.
02
Triage en Wwft-controle
Casey stelt het rechtsgebied en het team voor. De advocaat bevestigt of corrigeert, en voert de Wwft-controle uit voor elk nieuw contact.
03
Identiteitscheck op afstand met Veriff
Vanuit de lead stuurt de advocaat de cliënt een beveiligde link. De cliënt fotografeert paspoort, identiteitskaart of rijbewijs en neemt een korte selfievideo op. Veriff controleert of het document echt is en of de persoon erbij hoort, en de uitkomst verschijnt op de lead.
04
Zakelijke cliënten en UBO's
Het KvK-nummer staat op het contact. Met één documentverzoek uploadt de cliënt het UBO-uittreksel, de statuten en wat het dossier verder nodig heeft.
05
Risicobeoordeling en acceptatie
Casey zet de checklist klaar: wat er is, wat ontbreekt en wat opvalt. De advocaat beoordeelt het risico, besluit over acceptatie en legt de onderbouwing vast op de lead.
06
Opdrachtbevestiging
De opdrachtbevestiging gaat ter ondertekening uit vanuit Unomia. Na ondertekening wordt de lead een dossier, met alle intakegegevens erin.
07
De vastlegging
Elke stap wordt gelogd met datum, tijd en persoon: wie de ID controleerde, wie de cliënt accepteerde en op welke gronden. Dat is het dossier waar de deken bij een controle om vraagt.
De dagelijkse briefing van Casey: elke ochtend zet Casey de contacten met mogelijke Wwft-risico's op een rij, bijvoorbeeld een nieuw contact van wie de zaak mogelijk een Wwft-dienst betreft. De advocaat bekijkt ze een voor een en beslist over de vervolgstap, zodat geen risico tussen intake en eerste declaratie door de mazen glipt.
Welke CRM-functies maken de intake sneller?
Het CRM van Unomia is gebouwd voor de manier waarop een advocatenkantoor nieuwe cliënten aanneemt. Bij elke functie staat de tijd die u ermee wint.
Leads uit uw bestaande webformulieren
U hebt geen nieuwe website nodig om te beginnen. Inzendingen via de contactformulieren op uw huidige site komen direct als lead in het CRM, zodat niemand een webaanvraag overtypt.
Intake direct vanuit Outlook of Gmail
De meeste nieuwe zaken komen nog per e-mail binnen. Met de mail-plug-in maakt u met één klik van een e-mail een lead, zonder knippen en plakken.
Een pijplijn per rechtsgebied
Schakel vanaf één plek tussen de pijplijnen van teams, bijvoorbeeld Familierecht, Arbeidsrecht en Vastgoed. Een nieuwe lead gaat automatisch naar het juiste team, zodat niemand tijd kwijt is aan doorsturen.
Eerlijke verdeling van aanvragen
Elke advocaat staat altijd in de rotatie, in de rotatie tot een maximum, of erbuiten. Nieuwe aanvragen worden automatisch verdeeld. Handig voor parttimers, een advocaat met verlof of een partner die alleen bepaalde zaken aanneemt.
Meerdere registratienummers per contact
Leg een KvK-nummer vast naast andere registratienummers, zodat alles wat u nodig hebt om een zakelijke cliënt en de UBO's te controleren op één plek staat.
Visitekaartjes scannen
Een kaartje van een netwerkbijeenkomst wordt een lead, met e-mailadres en telefoonnummer al ingevuld, in plaats van een stapel kaartjes om over te typen.
Slimmer ondertekenen
Unomia verstuurt ondertekeningsverzoeken automatisch, met ondertekenaars per rol, en ondertekende velden werken het dossier bij. Geen printen, scannen of achter een getekende opdrachtbevestiging aan. Waar dat kan, ondertekenen cliënten met een gekwalificeerde elektronische handtekening via itsme.
Eén verzoek, meerdere documenten
Vraag de cliënt in één keer om ID, UBO-uittreksel en volmacht, en laat AI de geüploade bestanden een duidelijke naam geven. Eén verzoek in plaats van een reeks e-mails.
Hoe komen telefoongesprekken in het CRM?
Veel cliënten pakken eerst de telefoon. Met de Telefoon-app van Unomia en Axivox als telefonieaanbieder worden gesprekken onderdeel van de intake, in plaats van een notitie op een geel briefje:
- Zien wie er belt. Belt een bekend nummer, dan toont Unomia het contact en de openstaande leads en dossiers nog voordat u opneemt.
- Van gesprek naar lead. Een nieuwe beller wordt tijdens het gesprek een lead, met het nummer al ingevuld.
- Gesprekken worden automatisch vastgelegd op de lead of het dossier, met datum, tijd en duur.
- Klik om te bellen vanuit de lead, zonder te kiezen.
- Terugbelverzoeken als activiteit, zodat geen terugbelafspraak wordt vergeten.
- Doorverbinden naar de collega van het rechtsgebied.
- Behoud uw nummers. Axivox neemt uw bestaande nummers over, en interne gesprekken zijn gratis.
Meer hierover leest u in De Telefoon-app voor advocatenkantoren: elk cliëntgesprek op het juiste dossier.
Wat verandert er met Unomia?
| Zonder Unomia | Met Unomia |
|---|---|
| Aanvragen komen binnen via losse mailboxen, telefoons en formulieren | Elke aanvraag staat als lead in één CRM |
| Iemand verdeelt aanvragen met de hand over de advocaten | Pijplijnen per rechtsgebied en automatische verdeling |
| De cliënt komt langs met een paspoort, of mailt een kopie | Identiteitscheck op afstand met Veriff, uitkomst op de lead |
| Documenten opvragen kost een reeks e-mails | Eén verzoek voor alle documenten |
| De opdrachtbevestiging wordt geprint, getekend en gescand | Elektronisch ondertekend, en de lead wordt een dossier |
| Het Wwft-dossier wordt achteraf bij elkaar gezocht | De vastlegging ontstaat terwijl u werkt |
| Risico's zitten verspreid over alle dossiers | Casey zet ze elke ochtend in één lijst |
Wat doet Casey bij de intake, en wat beslist de advocaat?
Casey neemt het repeterende deel van de intake over, zodat de advocaat zijn of haar tijd aan de beoordeling besteedt. Casey krijgt precies zoveel autonomie als het risico van een handeling toelaat.
| Casey doet | De advocaat beslist |
|---|---|
| Beantwoordt nieuwe aanvragen 24/7 en stelt per rechtsgebied de juiste intakevragen | Of het kantoor de zaak aanneemt |
| Vat de aanvraag samen en stelt rechtsgebied, team en advocaat voor | Wie de zaak behandelt |
| Signaleert contacten met mogelijke Wwft-risico's in de dagelijkse briefing | De Wwft-controle voor elk nieuw contact, en of de Wwft van toepassing is |
| Houdt ontbrekende documenten bij en schrijft herinneringen in concept | De risicobeoordeling en de cliëntacceptatie |
| Controleert of het intakedossier compleet is voordat het een zaak wordt | Of een transactie ongebruikelijk is en gemeld moet worden bij FIU-Nederland |
De advocaat beslist: Casey accepteert nooit een cliënt, beoordeelt nooit of een transactie ongebruikelijk is en doet nooit een melding. Casey werkt binnen de rechten van de gebruiker en de context van de zaak, en elke handeling, elk concept en elke goedkeuring staat in de audit trail.
Waar besparen advocaten tijd bij de intake?
Intake is niet declarabel, maar kost wel tijd. Hier geeft Unomia die tijd terug:
- Niets overtypen. Webformulieren, e-mail, telefoon, WhatsApp en visitekaartjes komen allemaal als lead in het CRM, met de gegevens ingevuld.
- Niets uitzoeken. Pijplijnen per rechtsgebied en automatische verdeling zetten elke aanvraag op het juiste bureau.
- Geen eerste vragenronde. Casey stelt de intakevragen, ook 's avonds en in het weekend, en vat de antwoorden samen.
- Geen paspoortkopieën. Veriff controleert de ID binnen enkele minuten en zet de uitkomst op de lead.
- Niet achter documenten aan. Eén verzoek voor alle documenten, terwijl Casey bijhoudt wat ontbreekt.
- Geen papieren opdrachtbevestigingen. Elektronisch ondertekenen, en de getekende lead wordt een dossier zonder overtypen.
- Geen belnotities zoeken. Elk gesprek staat al op de lead.
- Geen apart Wwft-dossier. De vastlegging ontstaat terwijl u werkt.
Bij FAAZ advocatenkantoor, het eerste kantoor op Unomia, schrijven advocaten nu 20% meer declarabele uren per maand. Of, in de woorden van Sabien Kneepkens: "We kunnen meer doen in minder tijd."
Hoe zit het met privacy bij de identiteitscheck?
Elk kantoor heeft een eigen database, gehost in de EU. Veriff verwerkt het ID-document en de selfie en geeft de uitkomst terug; de biometrische gegevens worden niet in Unomia opgeslagen. Toegang tot intake- en identiteitsgegevens volgt de rollen die u instelt, en het auditlog toont wie wat heeft ingezien en gewijzigd. Meer op onze beveiligingspagina.
Bekijk het CRM en de identiteitscheck in actie
De nieuwe CRM-functies
Het CRM-deel begint bij 1:18. Engelstalig. Bron: Odoo.com.
Zo werkt de identiteitscheck voor uw cliënt
De stappen die uw cliënt doorloopt: identiteitsbewijs fotograferen en een selfievideo. Engelstalig. Bron: Veriff.
Veelgestelde vragen over Wwft en identiteitscheck
Valt mijn kantoor onder de Wwft?
Alleen bij de diensten uit artikel 1a Wwft, zoals bijstand bij vastgoedtransacties, het oprichten van vennootschappen of het beheren van vermogen van een cliënt. Twijfelt u, raadpleeg dan uw deken.
Wat is KYC bij een advocatenkantoor?
KYC (know your customer) is het cliëntenonderzoek dat de Wwft vraagt: de cliënt en eventuele uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) identificeren, hun identiteit verifiëren, het doel van de opdracht vaststellen en het risico beoordelen. In Unomia staan de identiteitscheck, de documenten en de beoordeling van de advocaat op de lead en later op het dossier, en Casey signaleert mogelijke Wwft-risico's in de dagelijkse briefing.
Moet de cliënt naar kantoor komen voor de identiteitscheck?
Nee. De cliënt doet de check met de eigen telefoon, via de link die de advocaat stuurt. Dat duurt enkele minuten.
Mag ik een cliënt op afstand identificeren?
De Wwft vraagt verificatie op basis van betrouwbare en onafhankelijke bronnen. Identificatie zonder dat de cliënt fysiek aanwezig is, geldt als risicofactor die u meeweegt in uw risicobeoordeling. Veriff controleert of het document echt is en vergelijkt het gezicht met de foto op het document. Uw Wwft-beleid bepaalt of aanvullende maatregelen nodig zijn.
Slaat Unomia kopieën van paspoorten op?
Veriff verwerkt het document en de selfie. Unomia bewaart de uitkomst op de lead; de biometrische gegevens blijven bij Veriff.
Wat kost een identiteitscheck?
U betaalt de prijs van Veriff per controle, zonder opslag. Zie onze prijzen.
Kan ik mijn huidige website houden?
Ja. Aanvragen via de formulieren op uw bestaande website komen direct als lead in het CRM.
Beslist Casey over de acceptatie van een cliënt?
Nee. Casey bereidt voor en signaleert. De advocaat beslist over de Wwft-controle, het risico en de acceptatie.
Maak de intake onderdeel van uw praktijk
Wij richten de intake voor u in: uw webformulieren en mailbox gekoppeld aan het CRM, pijplijnen per rechtsgebied, de identiteitscheck met Veriff, documentverzoeken, elektronisch ondertekenen en de telefoon met Axivox. In een gratis demo laten we zien hoe Casey, de identiteitscheck en het CRM een echte intake op uw kantoor afhandelen, inclusief een Wwft-zaak.