Platform · Zo werkt het

Hoe regelt Unomia een advocatenkantoor van intake tot factuur?

Zes stappen in één platform, met communicatie en documenten verbonden met elke stap en Casey die de advocaat overal ondersteunt.

In het kort

Unomia regelt een advocatenkantoor in zes stappen: intake, dossier en cliënt, taken en deadlines, tijd en onkosten, facturering en boekhouding. Communicatie en documenten zijn geen losse stappen: ze lopen door alle zes heen, zodat elk bericht en elk bestand bij de juiste zaak staat. Casey, de AI-medewerker, ondersteunt elke stap, en de advocaat beslist altijd.

Unomia in één beeld

Eén platform, van intake tot factuur

Het primaire proces is voor elk kantoor hetzelfde. Wat meegroeit met uw kantoor zijn de ondersteunende processen, zoals HR.

Kies hier uw huidige of gewenste kantoorgrootte

Cliënt en kanalen

Uw website en formulieren

E-mail

Telefoon

Cliëntportaal

Primair proces · 6 stappen

Intake

Leads uit elk kanaal, gekwalificeerd per rechtsgebied

Dossier & Cliënt

Dossierbeheer en cliëntportaal

Taken & Deadlines

Volgen de workflow van het rechtsgebied

Tijd & Onkosten

Per dossierhandeling geregistreerd

Facturering

Van uren naar factuur

Boekhouding

Boekingen, bank en btw

Communicatie

Gekoppeld aan alle 6 stappen

Gekoppeld aan alle 6 stappen

Onder elke stap

Helpt in elke stap: intake, samenvattingen, concepten en controles

Workflows per rechtsgebied

Elk rechtsgebied een eigen workflow, bijvoorbeeld familie-, erf- of arbeidsrecht

Koppelingen

Identiteitscheck, WhatsApp, Outlook, Gmail, telefoon en AI

Optioneel: koppelingen per land en per rechtsgebied

Ondersteunende processen

Planning

Agenda en afspraken

Cliënten plannen online een afspraak in uw agenda

Vanaf eenmanszaak

Medewerkers en verlof

Personeelsgegevens, verlof en ziekte op één plek

Vanaf klein kantoor

Organisatie

Rollen en rechten

Toegang per rol: advocaat, juridisch medewerker, secretariaat, stagiair

Vanaf klein kantoor

Werving en onboarding

Vacatures, sollicitaties en een vast inwerkplan

Vanaf middelgroot kantoor

Beoordelingen

Doelen en jaargesprekken per medewerker

Vanaf middelgroot kantoor

Management

Kantoorrapportage

Omzet, onderhanden werk en declarabiliteit per advocaat

Vanaf middelgroot kantoor

Organisatie

Vestigingen en entiteiten

Meerdere vestigingen of entiteiten in één omgeving

Vanaf groot kantoor

Firm Plus

Eigen apps en koppelingen

Maatwerk en een eigen SLA

Vanaf groot kantoor

Werkt op elk apparaat

Desktop

Windows en macOS, in de browser

iPad

Browser of app

iPhone

iOS-app

Android

Android-app

Online

Verbonden: het volledige platform, in de browser of de app

Offline

Niet verbonden: recent bekeken dossiers en documenten openen en tijd registreren; alles synchroniseert zodra u weer online bent

Fundament

Eigen omgeving per kantoor

EU-hosting

Toegangsrechten per dossier

Gedeelde server

Voor deze kantoorgrootte

Bij een groter kantoor

Zes stappen, twee lagen die er doorheen lopen

Per stap: wat er gebeurt, wat communicatie en documenten erin doen, en hoe Casey helpt.

Intake: van eerste contact tot gekwalificeerde cliënt

Leads komen binnen via de formulieren op uw eigen website, ook op uw bestaande website, en via e-mail, WhatsApp of telefoon, en landen direct in Unomia. Kwalificerende vragen per rechtsgebied laten snel zien of een zaak bij uw kantoor past. De advocaat verstuurt de Identiteitscheck vanuit de lead en voert voor elk nieuw contact de Wwft-controle uit.

💬 Communicatie in deze stap

Elk WhatsApp-bericht, elke e-mail en elk gesprek komt bij de lead terecht, zodat het hele eerste contact op één plek staat. Buiten kantooruren antwoordt Casey en stelt de kwalificerende vragen.

📄 Documenten in deze stap

Het resultaat van de Identiteitscheck en de intake-antwoorden worden bij de lead bewaard. De opdrachtbevestiging gaat digitaal ter ondertekening uit en komt getekend terug in hetzelfde dossier.

🤖 Casey in deze stap

Kwalificeert leads en volgt ze op, en signaleert contacten met mogelijke Wwft-risico’s in de dagelijkse briefing. De advocaat beslist.

Dossier & Cliënt: één dossier voor de hele zaak

Zodra de cliënt tekent, wordt de lead een cliënt en opent het dossier met alles wat bij de intake is verzameld. De cliënt volgt de voortgang en deelt bestanden via het cliëntportaal.

💬 Communicatie in deze stap

Outlook en Gmail synchroniseren met het dossier, en WhatsApp-berichten komen in het dossier terecht. Elke e-mail is gekoppeld aan de juiste zaak, voor iedereen in het team.

📄 Documenten in deze stap

Eén dossiermap voor correspondentie, bewijsstukken en processtukken. Bestanden zijn getagd en doorzoekbaar, en u deelt ze met de cliënt via het portaal.

🤖 Casey in deze stap

Analyseert en vat het dossier samen, en schrijft concepten voor brieven en e-mails die de advocaat controleert.

Taken & Deadlines: niets glipt erdoor

Taken en deadlines worden per dossier gepland en volgen de workflow van het rechtsgebied, zoals een gemeenschappelijk verzoek tot echtscheiding in het familierecht of een ontslagzaak in het arbeidsrecht. Elk rechtsgebied kan een eigen workflow krijgen.

💬 Communicatie in deze stap

Notities, @vermeldingen en berichten staan bij elke taak, zodat het team het werk bespreekt waar het werk staat.

📄 Documenten in deze stap

De documenten die een taak nodig heeft, zijn eraan gekoppeld, zoals de brief van de rechtbank waarmee een termijn begon.

🤖 Casey in deze stap

Bewaakt deadlines en waarschuwt het team voordat er een in gevaar komt.

Tijd & Onkosten: vastgelegd terwijl u werkt

Tijd wordt vastgelegd per dossierhandeling, met een timer wanneer u die nodig hebt. Onkosten zoals griffierechten worden op het dossier geboekt.

💬 Communicatie in deze stap

Gesprekken en e-mails worden op het dossier gelogd, zodat de tijd die ze kostten eenvoudig te registreren is.

📄 Documenten in deze stap

Bij elke onkostenpost hoort het bonnetje, en urenstaten zijn per dossier te exporteren.

🤖 Casey in deze stap

Controleert of geregistreerde tijd en onkosten compleet zijn voordat ze op een factuur komen.

Facturering: van geregistreerde tijd naar factuur met één klik

Geregistreerde tijd en onkosten worden met één klik een factuur, per dossier en volgens de afspraak met de cliënt.

💬 Communicatie in deze stap

De factuur gaat per e-mail of via het cliëntportaal naar de cliënt, en het bericht blijft in het dossier.

📄 Documenten in deze stap

De factuur en de urenspecificatie worden in het dossier bewaard.

🤖 Casey in deze stap

Controleert facturen voordat ze worden verstuurd.

Boekhouding: zonder dubbel invoeren

Facturen en betalingen worden automatisch geboekt, en banktransacties worden afgeletterd tegen openstaande facturen.

💬 Communicatie in deze stap

Betalingsherinneringen gaan automatisch naar de cliënt, en elke herinnering wordt gelogd.

📄 Documenten in deze stap

Bankafschriften en inkoopfacturen worden bewaard en gekoppeld aan hun boekingen.

🤖 Casey in deze stap

Ondersteunt de financiële opvolging, zodat openstaande posten op tijd aandacht krijgen.

Wat onder elke stap ligt

Workflows per rechtsgebied

Elk rechtsgebied krijgt een eigen workflow, bijvoorbeeld familie-, erf- of arbeidsrecht, die de taken, deadlines en documenten voor elk type zaak bepaalt.

Koppelingen

Identiteitscheck, WhatsApp, Outlook, Gmail, telefoon en AI zijn gekoppeld aan de stappen waar ze worden gebruikt. Koppelingen per land en per rechtsgebied zijn optioneel.

Beveiliging en hosting in de EU

Elk kantoor heeft een eigen omgeving, gehost in de EU, met toegangsrechten per gebruiker en per dossier.

Lees over beveiliging →

Veelgestelde vragen

Wat zijn de zes stappen in Unomia?

Intake, Dossier en Cliënt, Taken en Deadlines, Tijd en Onkosten, Facturering en Boekhouding. Samen vormen ze één doorlopend proces, van het eerste contact met een cliënt tot de geboekte betaling.

Waarom zijn communicatie en documenten geen losse stappen?

Omdat elke stap ze gebruikt. Een WhatsApp-bericht kan bij een intake, een taak of een factuur horen, en Unomia bewaart het bij de stap en de zaak waar het bij hoort. Voor elk bestand geldt hetzelfde.

Kan ik mijn bestaande website houden?

Ja. Unomia neemt leads over uit de formulieren op uw bestaande website, dus u hebt geen nieuwe website nodig om te starten.

Wie beslist, Casey of de advocaat?

De advocaat. Casey bereidt voor, vat samen en signaleert, maar beslissingen zoals het aannemen van een cliënt of het versturen van een factuur blijven bij de advocaat.

Is Unomia geschikt voor een eenpitter?

Ja. Unomia wordt per gebruiker geprijsd, en Casey neemt de intake over als u op zitting of bij een cliënt bent.

Zie uw eigen proces in Unomia

We laten de zes stappen zien met een zaak uit uw eigen rechtsgebied.

Demo aanvragen Bekijk de prijzen